Когда вы последний раз ушли с работы вовремя?

Переработки – норма жизни во многих благотворительных организациях, но, по опыту, проблемы они в итоге не решают, а множат. Советы топ-менеджеров НКО – что помогло покончить со сверхнагрузками

Возвращайте себе потраченное

С переработками, которые случаются регулярно, можно справиться просто — время, которое вы провели в офисе сверх норматива, следует обязательно компенсировать, себе и своей семье.

«Бывает, нужно подготовить мероприятие и на протяжении месяца вкалываешь без выходных, — рассказывает Елена Михалина, координатор баз данных WWF. — Все выходные, которые посвящаются работе, я потом компенсирую, провожу эти дни с семьей. Надо выйти в субботу? Хорошо, значит в понедельник я не иду на работу, остаюсь дома. Таким образом я как бы возвращаю семье это время. И потом, я не буду сидеть до двух часов ночи за компьютером, чтобы что-то доделать. Я лучше лягу спать в полночь, чтобы встать в семь и быстро сделать то, что нужно».

Проанализируйте, сколько рабочего времени вы тратите на разные задачи

«Я придерживаюсь принципа, который сформулировал экономист Вильфредо Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата, — говорит Елена Михалина . – Есть интересные задачи, о которых думаешь целый день, а потом садишься и быстро делаешь. И другие, неинтересные – кажется, что их можно сделать без особых усилий, но это обманчивое впечатление, в реальности они невероятно затратны эмоционально и физически. Можно проанализировать свой рабочий день, понять, сколько времени тратишь на разные задачи, и пытаться соблюдать баланс между приятными занятиями и рутиной, которая требует усилий воли. В крайнем случае можно поручить дело коллеге, которому, например, оно нравится больше, чем вам».

Отпуск должен быть длинным

«Мы договорились с попечительским советом, что у нас в фонде отпуск полтора месяца, то есть 45 дней, — говорит Маргарита Семикова, руководитель благотворительного фонда «Созвездие сердец». — Мы с мужем стараемся на это время уехать не только из города, но и из страны. Я замечаю, что спустя две недели начинаешь расслабляться и перестаешь звонить ежедневно в офис, выясняя, что там происходит.

У нас заведено не звонить коллеге, если он в отпуске. Кроме того, есть запрет на звонки по мобильному телефону после 19 часов. И хотя мы сотрудничаем с волонтерами, которые живут в другом округе и часовом поясе, мы нашли решение этой проблемы – у нас есть дежурный администратор, который всегда ответит и поможет решить все проблемы». Возьмите за правило отдыхать без телефона. Не стоит также регулярно проверять рабочую почту.

Если вас интересует благотворительность, вы хотите разбираться в новых технологиях, читать экспертные интервью с яркими фигурами в мире НКО и помогать с умом — подписывайтесь на секторную рассылку Милосердие.РУ. Чем больше мы знаем, тем лучше помогаем!

Внедряйте гибкий график

Еще одна эффективная мера – чередовать работу из дома и в офисе, организовать выход части сотрудников на неполный рабочий день. «Я иногда люблю задержаться на работе до 8 часов вечера, потому что знаю, что дома собака выгуляна и дети накормлены, — говорит Ольга Гольдман, директор службы помощи онкологическим больным «Ясное утро». — А я в это время могу посидеть с коллегами. С другой стороны, если вчера, например, у меня был тяжелый день, несколько встреч, переговоры, значит, сегодня я могу поработать дома, а не ехать в офис».

Найдите мощный стимул вне работы

После рождения третьего ребенка Варвара Пензова, директор БФ «Дети наши», вышла из декрета и окунулась в жизнь фонда с головой – она искренне пыталась не задерживаться в офисе позже шести, но даже помощь психолога не помогла. В один прекрасный день семья осталась без няни, а маленькая дочь пошла в детский сад. Это означало, что до 19 часов вечера ее нужно оттуда забирать.

«То есть ровно в шесть я должна уйти с работы, — говорит Варвара. — Да, дома я иногда возвращаюсь к компьютеру, чтобы доделать то, что не успела днем, но я больше не задерживаюсь допоздна. Такой режим помогает мне восстановиться эмоционально и физически. Я высыпаюсь ночью, успеваю переключиться с работы на домашние дела, эффективнее распределяю время и свои силы. А свежая голова быстрее соображает».

Научитесь управлять своим временем и уважать чужое

У Анастасии Ложкиной, директора по фандрайзингу благотворительного фонда «Арифметика добра», с недавних пор железное правило: «Вот уже больше года у меня есть рабочее время — с 9 до 18. И даже на сообщения в Facebook я редко отвечаю после 18 часов».

Ольга Гольдман почерпнула ценный опыт у психологов горячей линии, когда возглавила службу помощи: «Они научили меня уважать чужие границы, в том числе, управлять своим временем. Некоторое время я тестировала свои собственные и чужие границы. Наблюдала за тем, как другие относятся к моим. Например, я заметила, что наши рабочие совещания не начинались и не заканчивались по плану. Кто-то всегда опаздывал и вынуждал себя ждать. В один момент я приняла решение не дожидаться опаздывающих, а соблюдать сеттинг, как говорят психологи. Сегодня мы жестко следуем этому правилу. И опоздания практически прекратились».

Совместные семейные выезды с коллегами лучше, чем тимбилдинг

«Мы взяли за правило регулярно делать выездные мероприятия за городом для сотрудников и их семей на день или два, — говорит Маргарита Семикова. — Конечно, некоторые не хотят отдыхать с коллегами. Но тут мы пошли на компромисс – один день мы вместе, а другой – ты можешь уединиться и делать то, что считаешь нужным. Мы настаиваем на том, чтобы выезжать за город семьями. Это действует гораздо лучше, чем тимбилдинг. Семейные выездные мероприятия помогают, например, снизить напряжение внутри семьи. И потом, это позволяет разбавить коллектив и вести разговоры не только о работе».

Встречайтесь вне работы не только с коллегами

«У наших коллег есть некоммерческий проект “Особые встречи”, на которые приглашаются мамы, — рассказывает Елена Багарадникова, исполнительный директор РОО «Контакт». — Они приходят без детей, чтобы встретиться и поговорить, например, со стилистом о модных тенденциях. Темы таких встреч могут самыми разными. На них приглашаются специалисты из разных сфер. Это как глоток свежего воздуха. Такие встречи поддерживают внутренний ресурс, дают подзарядку».

Ошибок нет, есть опыт

Регулярные переработки необходимо обсуждать с коллегами и разбираться, что к ним привело и как избегать их впредь. «Любая ошибка – толчок к росту. Мне нравится этот подход психологов, — говорит Ольга Гольдман. — Когда я первый раз с ним столкнулась, очень удивилась – как это, обсуждать свои проблемы, ошибки и не обижаться на окружающих, что они вытаскивают их на всеобщее обозрение. Сегодня мы проводим супервизии, как делают психологи, обсуждаем, что пошло не так, разбираем наши ошибки, делаем выводы и стараемся не повторять их».